DSGVO

Refocusly ist eine datensichere Plattform zur Verwaltung von Kontakten, Anfragen, Terminen und Kommunikation – optimiert, um Abläufe zu automatisieren und die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

Die Nutzung ist DSGVO-konform möglich, wenn sie verantwortungsvoll erfolgt – die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO liegt beim Nutzer (also bei dir als Unternehmen).

Deine Daten sind bei uns in sicheren Händen. Als Nutzer bist du immer verantwortlich dafür, wie du diese Daten speicherst und verwendest.

Was gespeichert wird

• Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer

• Termin- und Anfrageinhalte

• Versandstatus (z. B. E-Mail oder SMS)

• Interne Notizen (neutral & knapp)

Refocusly ist nicht speziell für sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten) zertifiziert.

(Sensible Daten unterliegen strengen Anforderungen nach § 291a SGB V und Art. 9 DSGVO)

Wer hat welche Verantwortung?

Bereich

Verantwortung

Ein rechtssicherer Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) liegt vor.

Sicherheit im Überblick

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS)

• Geschützte Speicherung nach Industriestandard

• Zugriffskontrolle mit rollenbasiertem Zugriff & 2-Faktor-Authentifizierung

• Keine Weitergabe an Dritte oder Nutzung zu Werbezwecken

• Keine Verwendung deiner Inhalte für KI-Training

• AV-Vertrag zur Auftragsverarbeitung vorhanden

Kommunikation: E-Mail, SMS & Telefon

Wir kommunizieren nur mit dir, wenn du dem zugestimmt hast – oder wenn eine andere rechtliche Grundlage besteht (z. B. bei bestehenden Kundenbeziehungen).

• E-Mails, WhatsApp und SMS immer mit Abmeldemöglichkeit

• Für SMS und Anrufe nutzen wir LeadConnector, einen datenschutzkonformen Kommunikationsdienst

DSGVO – einfach erklärt für deine Kunden

Ja, wir nutzen Refocusly DSGVO-konform, weil wir:

• Eine passende Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung) haben

• Dich transparent in der Datenschutzerklärung informieren

• Nur notwendige Daten speichern

• Auf Wunsch deine Daten löschen oder exportieren

• Regelmäßig Daten bereinigen (z. B. inaktive Kontakte)

Beispieltext für deine Datenschutzerklärung

„Wir nutzen die Softwarelösung Refocusly zur Verwaltung von Kontaktanfragen, Terminbuchungen und zur digitalen Kommunikation (z. B. E-Mail, WhatsApp oder SMS). Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zweckgebunden und datensparsam. Die Plattform entspricht den Anforderungen der DSGVO. Eine Weitergabe oder Nutzung der Daten zu Werbezwecken durch Dritte erfolgt nicht. Auf Wunsch können personenbezogene Daten exportiert oder gelöscht werden.“

Unsere Datenhygiene

• Nur relevante Daten speichern

• Veraltete oder inaktive Kontakte regelmäßig löschen

• Notizen bleiben sachlich und neutral

• Exportierte Daten sicher aufbewahren und bei Nichtgebrauch löschen

Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über gespeicherte Daten

• Berichtigung falscher Daten

• Löschung deiner Daten

• Datenexport

• Beendigung der Nutzung (Account schließen)

Kontaktiere uns einfach – wir kümmern uns schnell und transparent darum.

Kurzfassung für Eilige

Refocusly hilft uns, Kommunikation und Kontakte zu organisieren – DSGVO-konform und sicher.

Deine Daten werden geschützt, nicht weitergegeben und nur so lange gespeichert, wie es nötig ist. Du behältst die Kontrolle.

FAQ (fokussiert)

Ist das DSGVO-konform nutzbar?

Ja – wenn du deine Verantwortlichkeiten wahrnimmst (Rechtsgrundlage, Information, Rechteumsetzung, Datensparsamkeit).

Liegt die Verantwortung bei der Plattform?

Die Technik stellt Funktionen bereit – verantwortlich für das „Wie“ und „Warum“ der Nutzung bist du.

Macht der USA-Standort es unsicher?

Der Standort allein macht die Nutzung nicht unsicher. Wichtiger sind Sicherheitsmaßnahmen und dein sorgfältiger Umgang mit den Daten.

Verkauft ihr Daten?

Nein.

KI-Training mit meinen Inhalten?

Nein.

Kann ich alles wieder entfernen lassen?

Ja – einzelne Datensätze oder umfassend.

Was besser nicht speichern?

Alles, was besonders sensibel oder für deinen Zweck nicht zwingend nötig ist.