DSGVO - Einwilligungen

DSGVO-konform kommunizieren: So holst du Einwilligungen rechtssicher ein

Übersicht

Als Unternehmen bist du verpflichtet, von deinen Kunden und Interessenten eine Einwilligung einzuholen, bevor du ihnen Nachrichten über Kanäle wie E-Mail, WhatsApp, SMS oder Telefonanruf sendest.

Refocusly unterstützt dich dabei, diese Einwilligungen korrekt und dokumentiert zu erfassen – DSGVO-konform.

Wichtiger Hinweis:

Die hier bereitgestellten Informationen dienen ausschließlich zu Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Für verbindliche rechtliche Auskünfte zur DSGVO-Konformität solltest du einen Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten konsultieren.

Was ist Refocusly?

Refocusly ist eine datensichere Plattform zur Verwaltung von Kontakten, Anfragen, Terminen und Kommunikation – optimiert, um Abläufe zu automatisieren und die DSGVO-Konformität zu gewährleisten.

Deine Daten sind bei uns in sicheren Händen. Die Nutzung ist DSGVO-konform möglich, wenn sie verantwortungsvoll erfolgt – die Verantwortung für die Einhaltung der DSGVO liegt beim Nutzer (also bei dir als Unternehmen). Als Nutzer bist du immer verantwortlich dafür, wie du diese Daten speicherst und verwendest.

1. Warum brauchst du Einwilligungen? – DSGVO einfach erklärt

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) schützt die Privatsphäre deiner Kunden und regelt, wie Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten dürfen.

Was bedeutet das konkret für dich?

Du darfst Kunden nur dann kontaktieren, wenn:

• Sie dir eine ausdrückliche Einwilligung gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)

• Die Einwilligung freiwillig, informiert und eindeutig erfolgt ist

• Du nachweisen kannst, wann und wie die Zustimmung erteilt wurde

• Der Kunde jederzeit widerrufen kann – so einfach wie die Erteilung

Ohne gültige Einwilligung:

• Darfst du keine Marketing-Nachrichten versenden

• Riskierst du Abmahnungen und Bußgelder

• Verletzt du das Vertrauen deiner Kunden

Die gute Nachricht:

Mit Refocusly kannst du Einwilligungen automatisiert, transparent und rechtssicher einholen und dokumentieren – ohne komplizierte manuelle Prozesse.

2. Wie kannst du Kanal-Einwilligungen benutzerfreundlich kombinieren?

Die DSGVO fordert eine „informierte Einwilligung". Das bedeutet: Du musst die Kommunikationskanäle klar benennen – verständlich, transparent und freiwillig.

Beispieltext für Formulare, Funnels oder Landingpages:

Ich habe die Datenschutzerklärung und AGB gelesen und bin damit einverstanden, dass mich [Firmenname] zur Kontaktaufnahme zu Informations- und Marketingzwecken (Terminerinnerungen, Angebote, Service-Nachrichten) per E-Mail, WhatsApp, SMS oder Telefon kontaktieren darf. Die Einwilligung ist freiwillig und kann jederzeit widerrufen werden – z. B. durch das Wort „OUT" bei WhatsApp oder den Abmelde-Link in E-Mails.

Damit erfüllst du:

• Transparenz: Alle Kanäle sind klar benannt

• Einwilligung: Aktiv durch Setzen des Hakens

• Widerrufbarkeit: Klar und verständlich erklärt

• Benutzerfreundlichkeit: Keine nervigen Mehrfach-Checkboxen

In Refocusly kannst du mit diesem Haken automatisch:

• Den Tag kommunikation_erlaubt oder multi_optin setzen

• Ein Custom Field wie optin_datum mit Zeitstempel befüllen

• Kontakte automatisch in die richtigen Workflows einschleusen

3. Szenario: Wenn dir jemand zuerst über WhatsApp schreibt

Wenn dich ein Interessent oder Kunde aktiv über WhatsApp kontaktiert, darfst du noch keine Marketinginhalte, Automatisierungen oder Erinnerungen senden, bis eine klare Zustimmung vorliegt.

Lösung: Automatische Opt-In-Aufforderung

Nutze Refocusly, um eine automatische Antwort zu senden, sobald eine neue WhatsApp-Nachricht von einem Kontakt ohne Einwilligung eingeht.

Beispielantwort via WhatsApp (automatisiert):

Hallo und danke für deine Nachricht!

Damit wir dir Infos, Angebote oder Termine über WhatsApp senden dürfen, brauchen wir deine Zustimmung.

Klicke hier Zustimmen

oder antworte einfach mit „JA", wenn du einverstanden bist.

Du kannst die Einwilligung jederzeit widerrufen mit dem Wort „OUT".

Was passiert im Hintergrund in Refocusly?

Schritt

Was in Refocusly passiert

Warum ist das rechtssicher?

Du hast damit dokumentiert:

• WER die Einwilligung gegeben hat (Name/Kontakt)

• WIE sie erfolgt ist (JA-Antwort oder Linkklick)

• WANN sie erfolgt ist (per Zeitstempel im System)

• WOZU sie gilt (klarer Text in der Nachricht + Formular)

Diese Daten kannst du jederzeit aus Refocusly exportieren oder nachweisen – z. B. bei einer DSGVO-Anfrage oder Prüfung durch Aufsichtsbehörden.

4. Wie geht Refocusly mit Einwilligungen um?

Refocusly automatisiert deinen Prozess vollständig – aber du als Unternehmen bist für die rechtmäßige Nutzung verantwortlich.

Was Refocusly für dich erledigt:

• Bei jeder Nachricht wird geprüft, ob eine gültige Einwilligung vorliegt

• Nur Kontakte mit den richtigen Opt-in-Tags oder -Feldern erhalten Nachrichten

• Wird keine Zustimmung gefunden, wird der Kontakt automatisch übersprungen

• Du kannst jederzeit sehen, wann und wie dein Kunde zugestimmt hat

5. Abmeldung: So einfach funktioniert der Widerruf

Deine Kunden haben jederzeit das Recht, ihre Einwilligung zu widerrufen. Refocusly erkennt automatisch, wenn ein Kunde sich abmeldet:

Kanal

Abmeldeweg

Ergebnis

Refocusly entfernt automatisch die zugehörigen Tags/Freigaben und du kannst sicher sein, dass dieser Kontakt keine weiteren Nachrichten mehr erhält.

6. Deine Verantwortung als Unternehmen

Auch wenn Refocusly dir die technischen Möglichkeiten zur Verfügung stellt, liegt die datenschutzrechtliche Verantwortung bei dir als Nutzer.

Du bist verantwortlich dafür:

• Dass du keine unberechtigten Nachrichten versendest

• Dass du Einwilligungen nachweisen kannst

• Dass du auf Anfrage Daten löschen oder Einwilligungen dokumentieren kannst

Refocusly stellt dir die Funktionen bereit – wie du sie nutzt, liegt in deiner Hand.

Kurz zusammengefasst:

• Du brauchst immer eine Einwilligung

• Refocusly speichert Datum, Uhrzeit und Auswahl der Einwilligung automatisch

• Du kannst automatisch Tags/Custom Fields setzen, um Einwilligungen in Workflows zu nutzen

• Bei Abmeldung wird der Kontakt automatisch entfernt und erhält eine Bestätigung

• Du als Unternehmen bist verantwortlich für DSGVO-konformes Arbeiten

• Mit Refocusly hast du alle Nachweise dokumentiert und jederzeit abrufbar